Cum să depozitezi convenabil documentele acasă?

Există multe situații în care folosim polițe de asigurare, certificate și certificate. Prin urmare, pentru a avea actele necesare la îndemână, oamenii sunt nevoiți să păstreze documentele acasă. Dar cum să faci acest lucru corect, astfel încât nimic să nu fie pierdut sau stricat?

Ce documente trebuie păstrate?

Orice om modern are o mulțime de bucăți de hârtie pentru toate ocaziile. Dar nu fiecare dintre ele merită păstrat.

Iată o listă cu documentele pe care trebuie să le ai acasă:

• Lista se deschide cu pașapoarte și alte documente de familie. De exemplu, testamente, certificate.
• Certificate, împuterniciri, chitanțe și alte lucruri legate de bunuri imobiliare și transport.
• Diplome, diplome, atestări, certificate care confirmă disponibilitatea educației.
• Lucrări legate de activități profesionale: carnete de muncă, acorduri, contracte.
• Rezultatele examenelor, politicile medicale și cardurile.
• Carduri de garantie, bonuri pentru electrocasnice si mobilier.
• Acte legate de impozite.

Separat, puteți selecta documente electronice sau pur și simplu date în format digital. De regulă, acestea corespund unuia dintre punctele de mai sus și sunt, de asemenea, supuse depozitării.

Cât timp trebuie păstrate actele?

Documentele pot fi împărțite în funcție de timpul de stocare. Depinde de perioada de valabilitate a fiecărei cruste specifice.

• Permanent. Astfel de acte ar trebui să fie întotdeauna la îndemână.Acestea sunt certificate de căsătorie, certificate de naștere, diplome care confirmă studiile, date medicale, informații atestate notar, testamente, certificate de pensie.
• Termen lung. Documente pentru imobile, mașini și articole scumpe. Acestea includ și lucrările profesionale. De asemenea, puteți defini cecuri și chitanțe aici. Acesta este ceva care este stocat pentru o lungă perioadă de timp și rămâne relevant pentru o anumită perioadă de timp.
• Pe termen scurt. Se recomandă păstrarea certificatelor de servicii de la medici, avocați și profesori timp de trei ani. Acordurile și declarațiile de utilități presupun aceeași perioadă.
• Inutil. Puteți arunca imediat materialele educaționale și informative inutile, instrucțiuni pentru lucruri bine studiate, fișe de calcul etc.

Separat, putem nota documente optionale, care, insa, sunt de mare importanta pentru proprietarul lor. Acestea includ jurnalele personale, note, fotografii și alte suveniruri. De obicei, astfel de lucruri durează mult.

Prin urmare, este indicat să aruncați tot ceea ce nu este folosit în prezent și nu poate fi util în viitor. Pentru a menține ordinea, trebuie să curățați în mod regulat coșurile de gunoi și să scăpați de gunoiul acumulat, trimițând în același timp documentele cu adevărat importante.

Sfaturi pentru depozitarea documentelor esențiale

De regulă, majoritatea caselor stochează hârtii în mod standard.

1. În primul rând, documentele sunt sortate pe domenii: acasă, serviciu, medical și altele.
2. Apoi sunt plasate în dosare semnate, ceea ce vă va împiedica cu siguranță să vă pierdeți în hârtii.
3. Seturile rezultate sunt plasate într-o cutie sau pungă separată. Apropo, pentru comoditate, partițiile sunt adesea făcute în interiorul „containerului” pentru a preveni amestecarea folderelor.În același timp, trebuie să vă asigurați că locul de depozitare este inaccesibil copiilor și animalelor, dar este situat convenabil pentru utilizare.

Este o idee bună să păstrați separat documentele personale utilizate frecvent. Pașaportul, cardul medical, numărul de identificare fiscală (TIN) și certificatul de pensie vor încăpea confortabil în pungile de plastic închise cu fermoar. Astfel de pachete sunt etanșe și vor păstra conținutul în perfectă ordine, prevenind, să zicem, să se ude. În același timp, documentele legate de sănătate ar trebui să fie stocate cât mai accesibil posibil - pentru a nu pierde timpul dacă sunt necesare urgent.

Este întotdeauna o idee bună să aveți acasă fotocopii ale documentelor importante. Există tot felul de cazuri, iar o astfel de rezervă poate ajuta într-o situație neprevăzută.

Documentele deosebit de importante pot fi plasate într-un seif. Piața modernă oferă o gamă largă de facilități de depozitare, astfel încât orice cumpărător poate alege ceva potrivit. Dar este mai bine să păstrați documentele într-un seif, nu în mape de plastic - în caz de incendiu, materialul care le compune se topește mai repede decât hârtia.

Modalități non-triviale de a stoca documente

Vi se pare plictisitoare descrierea? Nici o problemă! Există modalități mai interesante și mai convenabile de a păstra hârtiile.

• • Tabla organizatoare. Există multe opțiuni pentru un astfel de dispozitiv. În forma sa cea mai simplă, este un panou de care sunt atașate hârtiile cu butoane. În versiunile mai complexe, placa poate avea sertare mici și suporturi suspendate.

• • Mini dulap. Este exact la fel ca o comodă obișnuită, dar mult mai mică. Este foarte convenabil să stocați documente în el. Fiind sortate în diferite compartimente, nu se vor pierde niciodată! Sertarele din comoda pot avea diferite dimensiuni: mici pentru bucatele mici de hartie, mari pentru desene.

• • Cutie suspendată. Doar o cutie mică sau un coș atașat de perete ca o cutie poștală. În așa ceva, plasat pe hol, este convenabil să depozitați scrisorile și chitanțele aduse.

• • Buzunar pentru plic. Similar cu varianta anterioară, dar nu este o cutie, ci un plic. Îl puteți atașa la o masă, frigider, dulap. Vă permite să stocați temporar documentele necesare fără a ocupa spațiu valoros.

• • Cos de gunoi. Nu, nu gunoi - special, pentru depozitare. Asezat pe o masa sau intr-un dulap, poate avea mai multe compartimente. O modalitate simplă, ieftină, dar eficientă de a stoca documente.

• • Hârtiile folosite frecvent pot fi păstrate într-un dosar servietă. Are maner de transport. Este conceput astfel încât documentele din el să nu se șifoneze. Proiectat de obicei pentru hârtie A4. Dacă este necesar, pentru a nu pierde timpul căutând crustele necesare, puteți pur și simplu să luați un dosar servietă și să vă ocupați de afaceri.

Folosim tehnologii digitale

Instrucțiunile pentru medicamente, dispozitive și echipamente de birou ocupă mult spațiu. Este mult mai ușor să le stocați electronic. Pentru a face acest lucru, trebuie să găsiți aceleași informații pe Internet și să le comparați cu ceea ce este disponibil pe sursa materială pentru a asigura identitatea acesteia. Puteți pur și simplu să faceți o fotografie a instrucțiunilor și să le salvați într-un folder de pe computer. Trebuie doar să îl selectați pe acesta din urmă, astfel încât să nu îl ștergeți accidental. Este mai bine să scrieți o altă copie a fișierelor rezultate pe un mediu extern, cum ar fi un card de memorie, sau să o trimiteți la stocarea în cloud.

Pentru orice eventualitate, puteți scana alte documente. Dar atunci ar trebui să fii îngrijorat de securitatea sistemului electronic de la un posibil atac de hacker. Nimănui nu-i place scurgerile de date personale pe internet.

Apropo, utilizarea unui computer sau a unui telefon mobil este convenabilă pentru a urmări datele de expirare a documentelor. Este suficient să introduceți pur și simplu datele necesare în „calendar”, astfel încât dispozitivul electronic să vă anunțe despre sfârșitul perioadei de valabilitate a unei anumite cruste. Apoi, tot ce rămâne este să scapi de hârtie inutile.

Poate că regula principală pentru păstrarea documentelor acasă este simplă: lucrul atent și regulat cu actele de uz casnic este cheia pentru a vă asigura că documentul necesar nu va fi pierdut în cel mai important moment.

Nu toate documentele merită păstrate. Dar sunt multe hârtii pe care fiecare dintre noi ar trebui să le aibă la noi. Ele trebuie ținute în locuri sigure și izolate, dar destul de ușor accesibile. Puteți face copii electronice și regulate ale documentelor - probabil vă vor fi utile. În orice caz, depozitarea atentă și sortarea atentă a hârtiei vor ajuta la păstrarea lor în siguranță.